Konferencje branżowe - o czym pamiętać przy organizacji?

Konferencje branżowe - o czym pamiętać przy organizacji?

Organizujesz konferencję branżową po raz pierwszy? Nie wiesz od czego zacząć? Przygotowaliśmy dla ciebie krótki poradnik na temat tego, o czym powinieneś pamiętać podczas organizowania konferencji branżowej dla twojej firmy.

Grunt to dobry plan i zgrana ekipa
Takiego wielkiego wydarzenia jak konferencja branżowa nie można pozostawić samemu sobie. Nawet jeśli dostałeś „sprawdzone informacje” o miejscach, w które warto się udać, by ustalać szczegóły, nie zostawiaj wszystkiego na ostatnią chwilę tylko dlatego, że ktoś był z nich zadowolony. Niestety, dopóki nie sprawdzisz każdego elementu osobiście, nie możesz być niczego pewien. Dlatego zatrudnij ludzi, którym będziesz mógł oddać część obowiązków – ale przede wszystkim przygotuj szczegółowy plan całej konferencji.

Terminy, lista zaproszonych gości
Po ustaleniu tematyki konferencji, pora na terminy. Pamiętaj o tym, że termin najlepiej wybrać z co najmniej półrocznym wyprzedzeniem – tak, aby wszyscy zainteresowani mogli ułożyć swój grafik oraz żebyś ty miał czas z przygotowaniem się do tego wydarzenia. Zaznacz także wyraźnie na zaproszeniach do kiedy twoi goście mogą potwierdzić udział w organizowanej konferencji. Ta informacja będzie bardzo ważna dla ciebie, ponieważ właśnie pod liczbę uczestników wynajmiesz salę konferencyjną.

Miejsce konferencji
Jeśli organizujesz konferencję branżową dla twojej firmy, warto pomyśleć o wynajęciu sali konferencyjnej poza miastem. Nawet dwudniowa wycieczka poza miasto pozwala odetchnąć od ciągłego pośpiechu i skupić się na czekającym wydarzeniu. Poza tym wiele hoteli ma w ofercie bardzo ciekawe atrakcje - np. wycieczki po okolicy albo aktywności ruchowe (typu jazda konna czy pływanie kajakami), które goście mogą wykonywać w czasie wolnym od wykładów. Sprzyja to nawiązywaniu nowych znajomości.

Ile powinna trwać konferencja?
Nie za dlugo, ale także nie za krótko. Standardowo mówi się, że optymalnie konferencja powinna trwać dwa pełne dni, co w praktyce przekłada się na trzy dni. Zaplanuj więc harmonogram tak, by zachować balans pomiędzy wykładami, a czasem wolnym. Oczywiście wiadomo, że konferencje są dosyć intensywne pod względem wysiłku intelektualnego, ale normalny człowiek nie przyswoi tak ogromnej dawki wiedzy bez przerw.

O profesjonalnym sprzęcie
Jeśli podczas konferencji będzie przewidziany wykład on-line, pamiętaj by wcześniej upewnić się, że połączenie internetowe jest szybkie i dobrej jakości. Zwróć także uwagę na umeblowanie sali, bo spędzenie kilku godzin na niewygodnym krześle na pewno nie będzie wspominane przez nikogo pozytywnie. Weź pod uwagę, że uczestnicy twojej konferencji mogą potrzebować własnych laptopów, np. do robienia notatek - dlatego upewnij się, że będą mieli zapewnione gniazdka elektryczne i uchwyty na komputery. Do obowiązkowych elementów sali konferencyjnej należy też klimatyzacja, odpowiednie nagłośnienie i oświetlenie.

Wyżywienie i przerwy kawowe
Jeśli organizujesz konferencję branżową w hotelu to prawdopodobnie nie musisz się niczym martwić. Hotele posiadają naprawdę dobre kuchnie, które zapewnią gościom ciepłe i smaczne posiłki, a także dostęp do kawy przez cały czas trwania konferencji.

ul. Opolska 100, Kraków

802 469 574

kontakt@travelprofit.pl