O czym należy pamiętać podczas organizacji konferencji?

O czym należy pamiętać podczas organizacji konferencji?

Konferencja branżowa jest zawsze wielkim wydarzeniem dla firmy i wiążą się z nią niemałe oczekiwania. Organizacja wymaga wysiłku i cierpliwości oraz sprawdzania szczegółu po szczególe praktycznie do samego końca trwania konferencji – bo jest wiele elementów, które mogą przyczynić się do potencjalnej katastrofy. Dziś opowiemy o czym należy pamiętać podczas organizowania konferencji firmowej, by zakończyła się sukcesem.

Po pierwsze, tematyka oraz cel konferencji
Zacznijmy od planowania. Dobrze jest rozejrzeć się po tym, co obecnie oferuje rynek w twojej dziedzinie, rynek lokalny oraz światowy. Dzięki temu zorientujesz się, jaki temat może zainteresować nie tylko ciebie i twoich pracowników, ale także inne firmy. Ustal cele konferencji – edukacyjne, rozrywkowe i biznesowe. Co taka konferencja może zmienić w życiu firmy? Czy dzięki niej twoja firma ma szansę nawiązać ciekawe współprace?

Po drugie, daty i terminy
Po przygotowaniu wstępnej tematyki, na m. in. pół roku wcześniej ustal datę konferencji. Jak długo będzie trwała? Standardem europejskim pokazuje, że najlepiej sprawdzają się konferencje trwające dwa pełne dni – czyli ogólnie program rozpisuje się na trzy dni razem z noclegami oraz przerwami.

Lista gości i uczestników
Następnie ustal jakich gości chciałbyś zaprosić, wyślij do nich zaproszenia. Ważna, chociaż często pomijana jest kwestia rozreklamowania danej konferencji – wiele ludzi czasem nie zdaje sobie sprawy, że w okolicy odbywają się takie eventy! Dlatego zadbaj o stronę medialną – zatrudnij grafika, by zaprojektował plakaty reklamowe oraz program, a jeśli się na tym nie znasz, zatrudnij także osobę odpowiedzialną za promowanie wydarzenia w sieci. Niestety, wymaga to naprawdę dużo czasu, ponieważ obecnie w Internecie można znaleźć dosłownie wszystko, a nie wszyscy mają chęci na selekcjonowanie wartościowych informacji.

Miejsce
Po przygotowaniu całej merytorycznej części i zaproszeniu gości, pora na zorganizowanie profesjonalnej oprawy. Bardzo dobrym rozwiązaniem, z którego korzysta wiele renomowanych firm jest wynajmowanie sal konferencyjnych w hotelach. Obecnie powstaje bardzo dużo obiektów, które zajmują się obsługą wyłącznie klientów biznesowych i proponują ciekawe warunki współpracy. Co zyskujesz wynajmując salę konferencyjną? Przede wszystkim zaplecze techniczne i umeblowanie – co nie oznacza, że nie powinieneś sprawdzić każdego komputera i mikrofonu, z którego będą korzystać uczestnicy konferencji. Kolejną zaletą jest profesjonalna obsługa oraz wyżywienie. To samo dotyczy miejsc noclegowych oraz dodatkowych atrakcji, jakie oferują hotele (SPA, basen, siłownia) – po wielogodzinnych wykładach każdemu należy się relaks.

W mieście czy poza miastem?
To bardzo indywidualna kwestia. Generalnie, jeśli organizujesz konferencję dla zamkniętego grona uczestników (np. twojej firmy oraz kilku zaprzyjaźnionych), a jedynymi ludźmi z zewnątrz będą zaproszeni prelegenci, warto pomyśleć nad spokojnym hotelem za miastem. Natomiast jeśli nastawiasz się na bardziej przypadkowe grono, najlepszym rozwiązaniem jest hotel w dużym i dobrze skomunikowanym mieście, tak, by każdy bez problemu dotarł na miejsce.

ul. Opolska 100, Kraków

802 469 574

kontakt@travelprofit.pl